Las facturas fiscales son documentos financieros de los pedidos hechos en su store. Puede usarlas para la contabilidad interna, para presentarlas en su agencia tributaria local o para enviarlas a sus clientes. Hay dos tipos de facturas fiscales disponibles en la store: facturas comunes por sus ventas y facturas de cancelación para hacer un reembolso por el pedido. Puede usar las funciones integradas para generar facturas de manera automática o manual, eliminar facturas, descargar e imprimir facturas en forma individual o en bloque y personalizar los números de las facturas.
Nota
En la UE y en países tales como Australia, Nueva Zelandia o India, la ley exige las facturas para calcular los impuestos. En otros países, la administración de las facturas puede ser voluntaria. Si no sabe con seguridad si necesita las facturas fiscales para su negocio, consulte con asesores o con las autoridades fiscales de su país.
Puede habilitar las facturas fiscales si quiere usar la función integrada de facturas fiscales de su Store. Estas facturas tienen números únicos y cumplen con los requisitos legales.
Para habilitar o deshabilitar las facturas fiscales:
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Haga clic en Configuración y seleccione Impuestos.
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Desplazar hacia abajo hasta la sección Configuración y haga clic en Configurar facturas de impuestos.
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En la página abierta,haga clicen Habilitar facturasde impuestos.
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En la sección Configuración, seleccione cómo quiere que se generen sus facturas fiscales y si quiere que dichas facturas fiscales se adjunten automáticamente a los correos electrónicos de confirmación de los pedidos.
Una vez que haya habilitado las facturas fiscales para su store, aparecerán el menú desplegable Administrar facturas fiscales y la sección Facturas fiscales en las páginas de los pedidos individuales, en el panel de control de la store. Si deshabilita las facturas fiscales, ya no podrá ver la lista de configuraciones para las facturas fiscales.
Nota
Aunque haya seleccionado la opción de generación automática para sus facturas fiscales, las facturas de cancelación siempre deben crearse en forma manual. Para obtener más información, consulte Crear facturas fiscales comunes o de cancelación en forma manual.
En forma predeterminada, las facturas fiscales comunes se generan automáticamente y se envían a los clientes cuando hacen un pedido, mientras que las facturas de cancelación solo pueden crearse y enviarse de manera manual. Independientemente de la configuración, ambos tipos de facturas pueden crearse siempre en forma manual desde el Control Panel de su Store.
Nota
Puede cambiar la configuración predeterminada para sus facturas de impuestos regulares y establecer cuándo se generan automáticamente o elegir crearlas y enviarlas usted mismo. Para obtener más información, consulte Habilitar o deshabilitar facturas de impuestos.
Las facturas fiscales comunes, una vez creadas, no pueden editarse. Si quiere hacer un reembolso por un pedido, debe emitir manualmente una factura de cancelación especial (reembolso). Las facturas fiscales de cancelación se emiten para todos los productos del pedido. La diferencia entre las facturas fiscales comunes y las de cancelación son los totales y subtotales negativos. Las facturas de cancelación tienen sus propios números que no se corresponden con el número de la factura fiscal común para el pedido.
Para crear una factura fiscal común o de cancelación para un pedido:
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Haga clic en Misventas y seleccione Pedidos.
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Haga clic en el pedido para el que necesita crear una factura fiscal.
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Haga clic en el menúdesplegable Gestionar facturas de impuestos y seleccione Crearfactura de impuestos .
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En la página que se abre, seleccione Regular(Venta) o Cancelación (Reembolso).
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Haga clicenCrear facturade impuestos o Crear factura de impuestos de cancelación .
También puede crear facturas de impuestos regulares al realizar un pedido manualmente en Misventas > Editarpedidos. Para ello, marque la casilla Generarfacturafiscalalrealizarel pedido .
Todas las facturas que se crearon para un pedido en individuo (incluidas las generadas automáticamente) están disponibles en la sección Facturas de impuestos en la página de ese pedido. Puede imprimir la factura o descargarla en formato .pdf para enviarla a sus clientes. Siempre puede eliminar facturas si lo necesita, consulte Eliminar facturas de impuestos.
Si creó una factura fiscal para un pedido por error, puede eliminarla.
Para eliminar una factura fiscal:
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Haga clic en Misventas y seleccione Pedidos.
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Haga clic en el pedido para el que desea eliminar una factura.
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Haga clic en … en la sección Facturas de impuestos y luego haga clic en Eliminar.
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En la ventana emergente, haga clic en Sí.
La factura fiscal se eliminará permanentemente. Si elimina el pedido, todas las facturas fiscales para dicho pedido también se eliminarán.
Nota
Es posible que deba hacer cambios en el número de factura fiscal futuro si no quiere interrumpir la numeración de sus facturas fiscales. Para obtener más información, consulte Personalizar el número de la factura fiscal.
Las facturas fiscales pueden descargarse individualmente como archivo .pdf o imprimirse. También puede descargar facturas en archivos .pdf en bloque.
Para descargar o imprimir las facturas fiscales para un pedido individual:
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Haga clic en Misventas y seleccione Pedidos.
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Haga clic en el pedido.
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En la sección Facturas de impuestos haga clic en Descargar PDF o Imprimir.
También puedes encontrar facturas de impuestos regulares adjuntas a las notificaciones por email de Nuevo pedido realizado que recibiste (si las habilitaste para tu store en Configuración > Notificaciones y si tus facturas de impuestos se generan automáticamente).
Puede solicitar un archivo con todas las facturas fiscales que estén disponibles en su store para un determinado período (por ejemplo, para presentarlas ante las autoridades fiscales cuando corresponda en su país).
Para descargar facturas fiscales en bloque:
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Haga clic en Configuración y seleccione Impuestos.
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Haga clic en la secciónFacturas de impuestos .
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Haga clic en la sección Obtener todas las facturas de impuestos a la vez para expandirla.
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Establezca el período para el que quiere descargar sus facturas fiscales.
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Haga clic en Obtener facturas de impuestos.
Recibirá un mensaje en la dirección de correo electrónico con la que está registrada la cuenta de su store, que contiene un enlace al archivo de facturas fiscales, disponible para descargarse en formato .zip (las facturas son archivos .pdf). El enlace tiene una validez de 48 horas.
Puede modificar los números de sus facturas fiscales para ajustarlos a su proceso comercial y a las leyes de su país (por ejemplo, puede agregarse un código especial en el prefijo). Es posible que también sea necesario cambiar el número futuro de las facturas fiscales si eliminó una factura o si creó facturas fuera de su store.
Los números de facturas fiscales en su store no dependen de los números de pedidos. En cambio, los números de facturas fiscales usan una secuencia ascendente. Cada número de factura fiscal sigue al número precedente. En forma predeterminada, el número comienza con “1”, pero usted puede personalizar estos números y configurarlos para que el número de las siguientes facturas sean un número entero positivo.
Las facturas fiscales pueden tener un prefijo o un sufijo agregado a la parte numérica. También puede configurar la cantidad mínima de dígitos de su factura (se agregarán ceros al comienzo si el número de ahora es menor). Conserve la configuración predeterminada si quiere que los números de las facturas fiscales de su store comiencen con “1”.
Para configurar su número de factura futuro:
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Haga clic en Configuración y seleccione Impuestos.
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Haga clic en la secciónFacturas de impuestos .
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Desplazar hacia abajo hasta Configuración.
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Haga clicenla sección Siguientenúmero de factura fiscal .
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En el menú que se abre, escriba el prefijo y el sufijo (si es necesario), el número de factura fiscal (el número de la próxima factura que se creará en su store) y la cantidad mínima de dígitos para su factura.
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Haga clic en Almacenar.
Los cambios afectan solo a las facturas fiscales futuras; los números de las facturas fiscales que ya existen no cambian.
Ejemplo 1. Creaste la factura #123 por error. Incluso si la eliminas de inmediato (así como el pedido), la próxima factura en tu store será la #124. Para mantener ininterrumpida la secuencia de números de factura, ingrese “123” como número de factura fiscal en la sección Siguientenúmerode facturafiscal . De esta manera, la próxima factura que se cree en tu store será la #123.
Ejemplo 2. Cada año almacena en su storela siguiente numeración de factura: año-número de la factura-nombre de su store. Cuando comience el año 2022, querrás restablecer la numeración. También sabes que normalmente tienes más de 1000 facturas durante el año y quieres que tu primera factura sea “0001”. De esta manera, el futuro número de factura fiscal será "2022-0001-store Nombre", donde store Nombre es el nombre de su store.
Así debe verse su configuración en el menú: